Artikel seputar Bisnis dan Perkantoran dari Indo Office

Memiliki pengaturan kantor virtual yang solid sangat penting untuk bisnis apa pun yang bekerja jarak jauh, hibrid, atau terdistribusi. Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara memulai kantor virtual dan langkah apa saja yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan. Menetapkan strategi bisnis, merekrut orang yang tepat, mengamankan alamat surat, dan mengamankan perangkat lunak yang tepat adalah tempat yang bagus dalam memulai. 

Langkah 1: Menetapkan Strategi Bisnis

Penting untuk memastikan bahwa tim anda secara keseluruhan selaras dengan misi dan tujuan perusahaan, terutama saat bekerja dari jarak jauh, hibrid, atau terdistribusi. Dengan menentukan strategi bisnis yang memliki tujuan jangka panjang atau jangka pendek sangat penting. Ini perlu dilakukan dengan memikirkan bisnis secara keseluruhan dan kemudian memecahnya menjadi beberapa departemen. Menetapkan ekspektasi yang jelas untuk tim anda akan sangat membantu. 

Langkah 2: Merekrut Orang yang Tepat

Biasanya, ketika perusahaan memiliki lokasi secara fisik, Anda akan membatasi untuk merekrut kandidat yang ada di area tersebut. Karena itu berarti bisnis anda akan memprioritaskan lokasi daripada bakat. Namun, saat bekerja dari jarak jauh atau hybrid, perusahaan dapat memperluas pencariannya secara nasional atau bahkan di seluruh dunia. Ini akan memungkinkan anda menemukan orang yang tepat untuk menyesuaikan tim anda, di mana pun mereka berada. 

• Komunikasi proaktif
• Kolaborasi
• Kemampuan untuk bekerja secara mandiri
• Motivasi diri
• Organisasi
• Manajemen waktu
• Penggemar teknologi
• Etos kerja yang kuat

Daftar tersebut ialah titik awal yang bagus sebagai standar kualifikasi perusahaan. Bisnis juga harus menambahkan kriteria mereka dan melihat apakah rangkaian keterampilan kandidat selaras dengan apa yang dibutuhkan perusahaan. Penting juga untuk mempertimbangkan apakah calon karyawan dapat bekerja dengan baik dengan anggota lain dari tim yang ada. 

Langkah 3: Mengamankan Alamat Surat

Alamat surat kantor virtual sangat penting untuk membuka bisnis dan merupakan komponen berharga dalam menyiapkan kantor virtual Anda. Meskipun alamat surat berada di lokasi fisik, bisnis Anda akan dapat melacak dan memantau semuanya secara online. Ini termasuk membuka surat atau melacak paket di mana pun anda berada. Biasanya anggota staff kantor virtual yang akan menerima surat untuk perusahaan anda.

Langkah 4: Mengamankan Perangkat Lunak yang Tepat

Memastikan tim jarak jauh, hybrid, atau terdistribusi anda memiliki alat untuk berhasil adalah bagian penting dari empat langkah. Mengamankan perangkat lunak yang tepat sangatlah penting, terutama saat bekerja dari jarak jauh. Perangkat lunak dapat memungkinkan tim untuk mendapatkan interaksi mikro yang biasanya mereka dapatkan saat berada di lingkungan kantor fisik. Perusahaan yang menggunakan kantor virtual dapat melakukan iterasi lebih cepat, dengan mendobrak batasan.

Interasi lebih cepat, biasanya perusahaan tanpa ruang kerja fisik cenderung memiliki terlalu banyak rapat . Kini, dengan kantor virtual, tim dapat saling bertatap muka setiap kali muncul pertanyaan singkat. Yang perlu anda lakukan adalah dengan melakukan meeting secara virtual melalui perangkat lunak pendukung. Sesederhana itu. Ini memungkinkan tim, terutama karyawan baru, untuk mendapatkan jawaban yang mereka butuhkan dengan cepat dan efisien. Anggota tim tidak lagi harus menunggu kabar saat menggunakan alat komunikasi asinkron. 

Namun, anda tidak lagi perlu direpotkan dengan harusnya menggunakan langkah-langkah untuk menyiapkan kantor virtual. Karena Indo Office hadir, menawarkan virtual office yang siap pakai dan juga terdapat tipe-tipe kantor lainnya yang sering sekali dibutuhkan banyak perusahaan atau bisnis.

Lingkungan Anda dapat memengaruhi produktivitas Anda. Berikut cara mengoptimalkan ruang kerja Anda agar lebih produktif dalam bekerja.Produktivitas adalah jantung dan jiwa dari sebuah bisnis. Jika Anda ingin karyawan Anda meningkatkan produktivitasnya, hal itu bisa terjadi pada struktur dan pengaturan kantor Anda. Bukan hanya lokasinya, tetapi juga tata letak perabot dan peralatan kantor, aliran antara ruang karyawan, dan suasana keseluruhan kantor Anda.

Untungnya, ada sumber daya di luar sana untuk meningkatkan tingkat produktivitas bisnis Anda dan menjadikan kantor Anda tempat di mana karyawan Anda ingin menyelesaikan pekerjaannya. 

1. Jangan terlalu fokus pada tata letak fisik

Meskipun ruang fisik memang penting, penting juga bagi Anda untuk menumbuhkan suasana produktivitas di tempat kerja Anda . Ini berarti membangkitkan semangat tentang misi perusahaan Anda dan mengkomunikasikan kepada karyawan bahwa mereka merupakan bagian integral untuk mencapai tujuan tersebut. 

Tidak masalah teknologi atau tata letak kantor seperti apa yang Anda miliki jika Anda belum menentukan nilai atau memperjelas visi bisnis Anda.

Karena budaya perusahaan adalah fondasi bisnis Anda. “Dengan berfokus pada mendefinisikan budaya perusahaan Anda dengan jelas, Anda menetapkan ekspektasi perilaku. Singkatnya, efisiensi dimulai dengan pola pikir, komunikasi, dan penyelarasan budaya.”

Kantor lebih dari sekadar bangunan. Penting bagi perusahaan untuk menghargai kemajuan, memastikan kerja yang fleksibel, dan mendorong orang-orang kunci di perusahaan mereka, yaitu karyawan mereka.

sangat penting untuk membuat ruang bersama yang menggunakan fitur terbaik dari ruang kerja fleksibel untuk mempromosikan komunitas tetapi juga membantu anggota menjadi sangat produktif. Dengan memiliki ruang kantor terbuka atau ruang bersama, Anda juga harus memiliki ruang pertemuan di mana orang dapat memiliki privasi untuk pekerjaan yang terkonsentrasi.

Desain dan tata letak kantor Anda juga bergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan.

2. Ciptakan peluang untuk bergerak

Cara terbaik agar saya tetap fokus selama hari kerja yang panjang adalah menciptakan pergerakan juga dapat berarti memberikan kesempatan kepada karyawan Anda untuk bekerja dari rumah atau membuat jadwal yang fleksibel, jika bisnis Anda mengizinkannya.

Pertimbangkan ruang kerja yang tidak membatasi karyawan di satu tempat dan memberi mereka pilihan untuk bekerja dari jarak jauh, duduk di luar, dll

Sehingga, Membuat pergerakan juga bisa berarti menawarkan jadwal kerja yang fleksibel atau opsi untuk bekerja dari rumah.

3. Dapatkan tanaman.

Memiliki banyak tanaman di sekitar ruang kerja membantu menghasilkan udara yang lebih bersih, dan memotivasi karyawan untuk lebih energik dan kreatif. Hal positif dari lebih banyak tanaman hijau untuk kantor. Dari mengurangi stress hingga meningkatkan produktivitas dan kreativitas, tumbuhan memiliki banyak sekali manfaat.

4. Berikan tempat pada gadget

Ponsel cerdas, tablet, dan gadget lainnya dapat membantu Anda tetap teratur dan efisien, tetapi juga dapat menjadi pengalih perhatian dan pemborosan waktu yang besar. Cara terbaik untuk menghindari waktu yang terbuang percuma ini adalah dengan mencari tempat untuk gadget dan meninggalkannya di sana.

Pada akhir-akhir ini, kita semua memiliki begitu banyak layar yang bersaing untuk mendapatkan perhatian, jadi buatlah tempat untuk ponsel cerdas, jam tangan pintar, dan gadget lain yang berpotensi mengganggu Anda. Simpan mereka di tempat khusus saat Anda melakukan pekerjaan Anda sehingga Anda tidak akan dikesampingkan oleh aliran notifikasi yang konstan.

Tempat yang baik untuk menyimpan barang elektronik Anda adalah di dalam laci. Keluar dari akal pikiran.

5. Jaga kebersihan tempat Anda

Jika Anda duduk di area yang berantakan memikirkan betapa berantakannya area Anda dan bagaimana Anda harus membersihkannya, Anda mungkin tidak menyelesaikan banyak pekerjaan.

Luangkan beberapa menit setiap hari untuk merapikan ruang kerja Anda,

Selain membersihkan atau mengatur ruang kerjanya setiap hari, mengatur daftar tugas agar tidak membuang waktu di awal hari kerjanya. Di penghujung hari, dia duduk dan menulis apa yang harus dia selesaikan besok.

Dengan mempersonalisasi ruang kerja Anda dengan barang-barang yang menginspirasi produktivitas dapat menciptakan hubungan yang lebih emosional dengan pekerjaan Anda

6. Tempat Pribadi

Mempersonalisasi ruang Anda dalam jumlah sedang, tentu saja dapat meningkatkan hubungan emosional Anda dengan pekerjaan Anda, tetapi penting untuk tidak membiarkan sentuhan pribadi menjadi kekacauan yang diperingatkan

Semua karyawan tentunya yang berbeda-beda, ada perbedaan untuk tata letak, desain, atau fungsionalitas kantor yang cocok untuk semua orang.

Dengan memberi karyawan Anda keleluasaan untuk tidak berada di kantor sepanjang hari kerja, membiarkan mereka memiliki tanaman dan sentuhan pribadi, dan memberi mereka ruang untuk bernapas, berkreasi, dan mengekspresikan diri akan membuat karyawan ingin menjadi lebih produktif, dan itu membantu mereka menjadi lebih sukses dalam mencapai tujuan itu.

Dan untuk dapat menghemat pengeluaran dari perusahaan pun, anda dapat menggunakan kantor virtual. Dimana anda hanya dapat menyewa alamat kantornya saja untuk validasi dan karyawan anda dapat bekerja dengan fleksibel, di rumah maupun di tempat-tempat yang membuat produktivitasnya meningkat.

Kantor virtual atau virtual office ini bisa anda dapatkan di Indo Office!

Ketika Anda mendengar nama Virtual office, apa yang terlintas di benak Anda? Sebuah ruangan penuh bilik di sebuah bangunan berdebu yang terletak di bagian kota yang tidak begitu menarik?  Namun, nyatanya itu sama sekali tidak benar! Faktanya, Virtual office bisa menjadi lingkungan kerja yang sangat spektakuler dengan semua fasilitas kantor anda sendiri bahkan lebih baik. Berikut ialah hal-hal yang dapat ditawarkan oleh virtual office yang mungkin belum anda sadari.

1. Dapur Berperabotan Lengkap

Perlu secangkir kopi di pagi hari untuk memulai hari? Banyak virtual office memiliki lemari es dan lemari yang terisi penuh, sendok garpu, dll. Seperti yang biasa anda lakukan.

2. Layanan Surat

Butuh paket diantar secepatnya? Banyak virtual office yang dapat mengatasinya. Tinggalkan kekhawatiran itu di depan pintu!

3. Layanan Administrasi

Resepsionis virtual office menawarkan banyak layanan hebat, termasuk menjawab telepon, layanan notaris, manajemen media sosial, penjadwalan janji temu, dan banyak lagi. Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat halaman kami di Layanan Asisten Virtual.

4. Ruang Konferensi dan Ruang Rapat

Di ruang yang dilengkapi peralatan ini, Anda akan sering menemukan telepon konferensi, wifi, konferensi video, papan tulis, dan konektivitas ke layar datar untuk presentasi. Banyak virtual office juga akan membantu katering, atau menyediakan air dan kopi untuk rapat Anda.

5. Akses 24/7

Ini jam 10 malam di hari Minggu, dan anda baru ingat bahwa anda perlu mencetak dokumen penting untuk Senin pagi. Bukan masalah! Beberapa virtual  office menawarkan akses 24/7, sehingga Anda dapat bekerja saat dibutuhkan.

6. Lokasi

Banyak virtual office memiliki alamat yang cukup bagus di bagian kota yang paling keren. Misalnya, kantor yang berada tepat di pusat kota dekat dengan akses stasiun kereta, restoran, perbelanjaan, dan hiburan yang tak terhitung jumlahnya.

7. Fleksibilitas Sewa

Jika Anda membutuhkan dalam waktu singkat bahan hanya untuk satu jam, tidak apa-apa! Virtual office dapat mengakomodasi kebutuhan spesifik anda dan menawarkan sewa per jam, harian, mingguan, dan juga bulanan atau tahunan.

8. Peralatan Kantor

Meja yang luas, kursi yang nyaman, mesin fotokopi, mesin faks, percetakan. Virtual office bukanlah tempat kosong di mana Anda harus membawa seluruh kantor Anda setiap hari! Semuanya tersedia di sana menunggu anda.

9. Overhead Lebih Rendah

Lupakan biaya dan komitmen sewa ruang ac komersial jangka panjang. Lupakan tentang mempekerjakan staf penuh waktu.  virtual office dapat menyesuaikan dengan anggaran anda, membebaskan anda dari banyak stress untuk sementara waktu.

10. Opsi

Virtual office ada untuk membuat hidup anda lebih mudah, untuk memenuhi kebutuhan spesifik anda. Selalu tanyakan tentang opsi yang ditawarkan virtual office anda, sehingga anda bisa mendapatkan apa yang anda inginkan.

Apalagi yang anda tunggu? Mari mengunjungi website Indo Office, sekarang juga!

Saat ini, pilihan untuk membangun ruang kantor di rumah sendiri sudah menjadi ideologi yang diterima secara luas. Hal ini disebabkan fakta bahwa sebagian besar perusahaan baru sebenarnya memulai bisnisnya dari rumah di mana mereka mengembangkan nama merek mereka, mencari klien potensial, dan menjalin hubungan dengan bisnis lain. Opsi ini akan selalu menjadi salah satu pilihan teratas untuk startup dan usaha kecil karena alasan utama mereka memilih untuk melakukannya ialah karena biaya minimal yang mereka bayarkan.

Saat memanfaatkan kantor konvensional, biaya sewa akan segera ditambahkan ke daftar hal-hal yang harus dibayar oleh pemilik. Bila Anda tidak tahu, harga ruang kantor konvensional akan sulit dipertahankan oleh pemilik usaha kecil karena harga satu ruang kantor terlalu mahal.

Namun, dengan kemampuan berinovasi, sudah ada alternatif yang lebih murah bermunculan bagi mereka yang ingin bekerja di ruang kantor profesional. Salah satu alternatif ialah virtual office, jenis kantor semacam ini terus digunakan oleh banyak orang. 

Virtual Office: Cara Kerja dan Manfaatnya

Sebuah perubahan yang tidak biasa dalam dunia perkantoran, kantor virtual membawa definisi baru pada kata “kantor”. Mengapa? Karena itu menghilangkan setiap kerumitan memiliki ruang kantor konvensional! Dari perjalanan sehari-hari hingga kerepotan karena tidak memiliki ruang pertemuan yang sesuai, kantor virtual secara otomatis membantu Anda!

Bagi sebagian besar pemilik usaha kecil dan pemula, ketidak nyamanan karena harus bertemu klien mereka di kedai kopi atau di kantor pusat mereka dapat mengurangi rasa profesionalisme. Namun, jika mereka memanfaatkan kantor virtual, mereka akan memiliki ruang pertemuan sendiri di jantung kawasan bisnis.

Seperti namanya, segala sesuatu tentang kantor virtual terkait dengan web di seluruh dunia. Karena kemajuan era digital, setiap transaksi bisnis sudah dapat dilakukan melalui internet, dan kantor virtual memanfaatkan hal tersebut. Dengan menyewa kantor virtual, pada dasarnya Anda masih bekerja di rumah, tetapi setiap aspek lain dari bisnis Anda terkait dengan kantor virtual Anda. Juga, jika pemilik memiliki karyawan, mereka juga akan bekerja di rumah masing-masing dan mereka berkomunikasi melalui berbagai metode yang tersedia secara online.

Beberapa manfaat yang dapat Anda harapkan saat memanfaatkan kantor virtual ialah setiap panggilan dan email klien ditangani oleh resepsionis yang disediakan oleh pengelola kantor virtual, yang berarti Anda tidak akan pernah repot melihat setiap email, dan mendengarkan setiap panggilan telepon lagi! Hal lain yang telah disebutkan di atas. Anda akan diberikan ruang pertemuan kapan pun Anda perlu berbicara secara pribadi dengan klien, jadi ucapkan selamat tinggal pada pertemuan kedai kopi. Selain itu, setiap surat akan dikirimkan ke gedung kantor virtual itu sendiri karena alamat bisnis Anda akan dipindahkan ke lokasi kantor virtual itu sendiri!

Masing banyak lagi keuntungan dari manfaat  menggunakan kantor virtual yang akan anda gunakan. Hanya di Indo Office! anda akan mendapatkan banyak keuntungan.

Kantor virtual adalah pilihan cerdas bagi orang yang baru memulai bisnis, tidak memerlukan banyak biaya dibandingkan dengan membeli ruang kantor. Anda dapat menginvestasikan uang Anda untuk kebutuhan bisnis lainnya. Pada artikel kali ini, kami mencoba merumuskan 7 fakta yang perlu diketahui semua orang tentang virtual office.

1. Penyedia Kantor Virtual yang Handal

Ada banyak penyedia kantor virtual di kota-kota besar, seperti Jakarta. Namun, tidak semuanya memberikan layanan terbaik, terutama layanan yang dibutuhkan oleh klien internasional. Saat Anda mengetik kata kunci “kantor virtual” plus kota tempat Anda ingin menjalankan bisnis, kemungkinan besar Anda akan menemukan 10 halaman lagi di mesin pencari. Untuk daftar pendek pencarian Anda, Anda perlu memastikan hal-hal berikut:

• Lokasi, apakah terletak di kawasan bisnis bergengsi atau tidak yang diizinkan oleh pemerintah daerah untuk digunakan sebagai kantor virtual. Jangan sembarangan memilih lokasi.
• Layanan, pastikan itu memberi Anda layanan yang Anda butuhkan untuk menjalankan bisnis Anda.
• Layanan konsultasi bisnis, temukan penyedia kantor virtual yang juga memberi Anda layanan konsultasi untuk menjalankan bisnis secara legal di negara atau kota masing-masing. Ini akan sangat membantu Anda selama fase masuk Anda, terutama untuk berurusan dengan birokrasi dan dokumentasi hukum.

2. Kebutuhan yang Disesuaikan, Paket Fleksibel

Sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan layanan dari penyedia virtual office tertentu, buatlah daftar kebutuhan perusahaan Anda Itu karena penyedia yang berbeda menawarkan layanan yang berbeda. Misalnya, jika negara tersebut benar-benar tempat baru bagi Anda, temukan penyedia kantor virtual yang dapat membantu Anda dengan semua persyaratan awal untuk berbisnis di negara tersebut. Hal berikutnya yang perlu Anda lakukan adalah menyesuaikan kebutuhan Anda dengan layanan yang ditawarkan oleh kantor virtual.

Silakan sewa virtual office sesuai kebutuhan, mulai dari kontrak harian, bulanan, atau tahunan. Anda juga dapat memilih satu dari beberapa paket yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, seperti alamat bisnis, asisten atau staff virtual,  penanganan email dan panggilan, penanganan surat dan paket, dll. Dapatkan juga beberapa bonus tambahan atau penawaran gratis. Perbarui kebutuhan Anda ke penyedia kapan pun diperlukan agar Anda selalu dapat memiliki apa yang Anda inginkan dan butuhkan.

3. Penelitian Menunjukkan Bahwa Kerja Jarak Jauh Meningkatkan Produktivitas

Beberapa penelitian menunjukkan bahwa rekan kerja jarak jauh dapat mengungguli mereka yang berada di lokasi kantor tertentu. Karena Anda mengizinkan pekerja Anda untuk bekerja dari jarak jauh, mereka dapat memilih ruang kerja yang paling nyaman bagi mereka sehingga mereka dapat bekerja dan bekerja lebih baik. Tanpa persaingan yang ketat, beberapa orang dapat bekerja lebih cepat dan lebih efektif. Ini juga akan menumbuhkan lebih banyak ide kreatif karena Anda memberi lebih banyak kebebasan baik untuk diri sendiri maupun pekerja Anda.

4. Tidak Sembarang Lokasi

Meski namanya virtual office, bukan berarti bisa di sembarang tempat di kota. Ini adalah hal pertama yang perlu Anda soroti saat memilih kantor virtual. Tidak hanya harus berlokasi di lokasi bisnis legal yang bergengsi, tetapi juga harus berada di area yang strategis. Pikirkan efektivitas waktu dan biaya ketika Anda ingin mengadakan rapat di kantor. Pikirkan juga tentang layanan ekstra yang disediakan oleh kantor virtual, seperti perlengkapan kantor (alat tulis, mesin fotokopi, dll.), peralatan rapat (proyektor LCD, printer, perangkat telekonferensi, internet, dll.), dan layanan penyegaran rapat (seperti makanan ringan , minuman, atau bahkan makan siang atau makan malam).

5. Pertemuan Tatap Muka untuk Menyempurnakan Kinerja Perusahaan

Kantor virtual yang baik harus memiliki ruang pertemuan yang dapat disewa oleh pengguna sesuai permintaan. Ruangan itu bisa berupa ruang kantor atau ruang pertemuan, untuk peserta kecil, sedang, atau besar. Meskipun Anda umumnya bekerja dari lokasi yang berbeda setiap hari, pertemuan rutin bulanan atau rapat dewan tetap sangat penting untuk dilakukan. Pertemuan semacam ini bisa digunakan untuk membahas hal-hal penting dan berbagi ide kreatif.

6. Pikirkan Stabilitas

Akan sangat menjengkelkan untuk mengetahui bahwa kantor virtual yang Anda pilih tiba-tiba menutup layanannya. Namun, hal ini terjadi karena tren kantor virtual meningkat dan penyedia kecil mencoba mengikuti hype. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengetahui bahwa penyedia adalah perusahaan terkenal yang akan bertahan lama dalam menyediakan layanan untuk Anda. Ini terutama penting karena mengubah alamat bisnis sangat mahal dan birokrasinya memang berbelit-belit.

7. Mendapatkan Sarana Virtual Peluang untuk Jaringan yang Lebih Luas

Ada beberapa peluang bagi Anda untuk bertemu individu dari perusahaan lain yang juga menggunakan layanan di alamat virtual yang sama. Itu selalu menyenangkan untuk bertemu dengan orang-orang yang berpikiran sama sehingga Anda dapat berbagi tentang informasi bisnis. Beberapa peluang untuk berkolaborasi juga bisa datang selama proses berlangsung. 

Keuntungan lain yang bisa Anda dapatkan dari kantor virtual adalah: saat Anda beroperasi secara virtual, Anda dapat memiliki akses yang lebih luas untuk bekerja dengan talenta internasional karena Anda dapat merekrut staf Anda dari belahan dunia manapun dan bekerja secara virtual untuk Anda. Ini tentu saja merupakan keuntungan besar bagi perusahaan Anda karena Anda bisa mendapatkan freelancer terbaik dari seluruh dunia dan membayar mereka hanya saat Anda membutuhkan layanan mereka.

Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang fakta berguna lainnya tentang menyewa kantor virtual, Anda dapat mengunjungu web Indo Office, atau cukup tinggalkan komentar di bawah untuk tanggapan yang lebih cepat. Staff kami akan dengan senang hati menjawab semua keingintahuan Anda. Kami juga menyediakan konsultasi bisnis gratis untuk setiap perusahaan yang ingin  memulai bisnis di Indonesia  sebagai layanan tambahan kami terdapat pada website Eva dan Izinku.