Memiliki pengaturan kantor virtual yang solid sangat penting untuk bisnis apa pun yang bekerja jarak jauh, hibrid, atau terdistribusi. Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara memulai kantor virtual dan langkah apa saja yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan. Menetapkan strategi bisnis, merekrut orang yang tepat, mengamankan alamat surat, dan mengamankan perangkat lunak yang tepat adalah tempat yang bagus dalam memulai.
Langkah 1: Menetapkan Strategi Bisnis
Penting untuk memastikan bahwa tim anda secara keseluruhan selaras dengan misi dan tujuan perusahaan, terutama saat bekerja dari jarak jauh, hibrid, atau terdistribusi. Dengan menentukan strategi bisnis yang memliki tujuan jangka panjang atau jangka pendek sangat penting. Ini perlu dilakukan dengan memikirkan bisnis secara keseluruhan dan kemudian memecahnya menjadi beberapa departemen. Menetapkan ekspektasi yang jelas untuk tim anda akan sangat membantu.
Langkah 2: Merekrut Orang yang Tepat
Biasanya, ketika perusahaan memiliki lokasi secara fisik, Anda akan membatasi untuk merekrut kandidat yang ada di area tersebut. Karena itu berarti bisnis anda akan memprioritaskan lokasi daripada bakat. Namun, saat bekerja dari jarak jauh atau hybrid, perusahaan dapat memperluas pencariannya secara nasional atau bahkan di seluruh dunia. Ini akan memungkinkan anda menemukan orang yang tepat untuk menyesuaikan tim anda, di mana pun mereka berada.
- Komunikasi proaktif
- Kolaborasi
- Kemampuan untuk bekerja secara mandiri
- Motivasi diri
- Organisasi
- Manajemen waktu
- Penggemar teknologi
- Etos kerja yang kuat
Daftar tersebut ialah titik awal yang bagus sebagai standar kualifikasi perusahaan. Bisnis juga harus menambahkan kriteria mereka dan melihat apakah rangkaian keterampilan kandidat selaras dengan apa yang dibutuhkan perusahaan. Penting juga untuk mempertimbangkan apakah calon karyawan dapat bekerja dengan baik dengan anggota lain dari tim yang ada.
Langkah 3: Mengamankan Alamat Surat
Alamat surat kantor virtual sangat penting untuk membuka bisnis dan merupakan komponen berharga dalam menyiapkan kantor virtual Anda. Meskipun alamat surat berada di lokasi fisik, bisnis Anda akan dapat melacak dan memantau semuanya secara online. Ini termasuk membuka surat atau melacak paket di mana pun anda berada. Biasanya anggota staff kantor virtual yang akan menerima surat untuk perusahaan anda.
Langkah 4: Mengamankan Perangkat Lunak yang Tepat
Memastikan tim jarak jauh, hybrid, atau terdistribusi anda memiliki alat untuk berhasil adalah bagian penting dari empat langkah. Mengamankan perangkat lunak yang tepat sangatlah penting, terutama saat bekerja dari jarak jauh. Perangkat lunak dapat memungkinkan tim untuk mendapatkan interaksi mikro yang biasanya mereka dapatkan saat berada di lingkungan kantor fisik. Perusahaan yang menggunakan kantor virtual dapat melakukan iterasi lebih cepat, dengan mendobrak batasan.
Interasi lebih cepat, biasanya perusahaan tanpa ruang kerja fisik cenderung memiliki terlalu banyak rapat . Kini, dengan kantor virtual, tim dapat saling bertatap muka setiap kali muncul pertanyaan singkat. Yang perlu anda lakukan adalah dengan melakukan meeting secara virtual melalui perangkat lunak pendukung. Sesederhana itu. Ini memungkinkan tim, terutama karyawan baru, untuk mendapatkan jawaban yang mereka butuhkan dengan cepat dan efisien. Anggota tim tidak lagi harus menunggu kabar saat menggunakan alat komunikasi asinkron.
Namun, anda tidak lagi perlu direpotkan dengan harusnya menggunakan langkah-langkah untuk menyiapkan kantor virtual. Karena Indo Office hadir, menawarkan virtual office yang siap pakai dan juga terdapat tipe-tipe kantor lainnya yang sering sekali dibutuhkan banyak perusahaan atau bisnis.
