Kita semua tahu bahwa pekerja lepas memanfaatkan ruang kerja bersama untuk memaksimalkan produktivitas mereka, tetapi saat ini sebagian besar tempat ini ditempati oleh tim.
UKM dan tim startup mengambil 59% dari demografi ruang kerja bersama. Sisanya diisi oleh pengembara digital, Pengusaha jarak jauh, pekerja lepas, dan bahkan orang-orang dari perusahaan besar, seperti agensi internal.
Meskipun demikian, ruang kerja bersama harus beradaptasi dengan permintaan ini dengan menjadi kondusif untuk berbagai tim sekaligus. Tapi bagaimana tepatnya Anda membuat ruang kerja Anda ramah tim dan tidak mengganggu?
Mari temukan cara menjadikan ruang kerja bersama sebagai lingkungan yang berkembang untuk banyak tim.
1. Dapatkan asisten atau perangkat lunak virtual
Anda bisa mendapatkan asisten virtual untuk membantu Anda mengelola beberapa tim di bawah satu ruang kerja bersama. Orang atau perangkat lunak ini akan menangani semua yang terkait dengan pengelolaan anggota Anda. Misalnya, mereka akan menjadwalkan rapat antar anggota tim, menangani email, dan sebagainya.
Perangkat lunak tertentu yang ditujukan untuk mengelola ruang kerja bersama juga dapat dengan mudah mengatur dan melacak hal-hal berikut:
Pemesanan, faktur, pembayaran, tiket acara, pesanan toko, dan lainnya semua aktivitas digabungkan untuk Anda oleh pelanggan.
Undang anggota dengan mudah dikirim undangan individu, gunakan undangan massal, setujui permintaan bergabung yang masuk.
Kelompokkan anggota dengan mudah ke dalam perusahaan.
Mengatur informasi dan aktivitas perusahaan, seperti informasi tagihan, transaksi. Tetapkan mata uang alternatif untuk penagihan di tingkat anggota individu atau perusahaan. Gunakan pencarian teks lengkap instan melalui anggota dan perusahaan. Tambahkan catatan untuk mengatur informasi tambahan.
Manfaat menggunakan asisten atau perangkat lunak virtual termasuk menghemat waktu dan tenaga, dan memastikan bahwa setiap orang mendapatkan apa yang mereka butuhkan pada waktu yang tepat.
2. Memiliki sistem booking terpusat
Jauh lebih mudah untuk memiliki sistem pemesanan terpusat untuk semua anggota Anda untuk menghindari pemesanan ganda atau miskomunikasi.
Karena itu, penting untuk memiliki kalender terintegrasi. Anggota Anda dan terutama tim Anda harus dapat melihat secara transparan kapan ruang rapat dipesan dan kapan tersedia.
Berikut tips lain untuk menghindari kebingungan terkait ruang rapat, Beri nama ruang konferensi Anda. Cukup melakukan ini akan mencegah miskomunikasi atau kesalahan. Betapa canggungnya jika tim tertentu masuk ke rapat terjadwal yang sedang berlangsung yang tidak dimaksudkan untuk mereka.
Delegasikan ruang rapat ke masing-masing tim. Jika Anda memiliki tim reguler, sebaiknya mendelegasikan ruang rapat ke tim tertentu. Tim tertentu memiliki preferensi penyiapan, dan jika memungkinkan, Anda dapat memprioritaskan ruangan tersebut untuk mereka jika tersedia.
3. Buat rencana jika terjadi gangguan
Sangat penting untuk mengomunikasikan dengan jelas seperangkat peraturan rumah sebelum anggota Anda mendaftar. Daftar ini juga harus mencakup konsekuensi gangguan untuk mencakup tindakan apa pun yang perlu Anda lakukan untuk mengurangi gesekan.
Pastikan tim Anda membuat daftar gangguan umum dan cara mengatasinya hanya untuk bersiap menghadapi skenario terburuk. Memiliki berbagai tim yang berbeda di bawah satu atap dapat menimbulkan konflik, jadi sebaiknya siapkan sistem.
Berikut adalah contoh template peraturan rumah yang dapat Anda terapkan, Kelola kebisingan Anda. Jika tingkat kebisingan Anda mengganggu anggota lain, mungkin perlu memberikan peringatan atau mungkin Anda meninggalkan tempat untuk hari itu.
Bersihkan saat Anda pergi. Harap pertimbangkan staf kami yang baik karena mereka memiliki terlalu banyak di piring mereka untuk dibersihkan setelah Anda. Denda dapat dikenakan jika kami secara teratur menemukan area Anda ditinggalkan dengan sampah.
Jangan mengadakan rapat di meja terbuka atau area umum . Kami memiliki ruang pertemuan yang nyaman untuk menampung ide-ide luar biasa Anda. Harap jadwalkan ini di kalender terpusat kami, jika tidak, kami mungkin harus memberi Anda pemberitahuan kebisingan.
Jangan menyalahgunakan fasilitas gratis . Kami senang memberi Anda semua yang Anda butuhkan, tapi tolong tinggalkan beberapa untuk yang lain.
Jangan memesan ruang pertemuan lebih dari tiga jam . Semua pertemuan yang dipesan lebih dari tiga jam akan ditolak secara otomatis. Kami ingin memastikan bahwa semua anggota kami memiliki kesempatan untuk menggunakan ruang pertemuan.
Batalkan reservasi kalender Anda sedini mungkin jika Anda tidak lagi menggunakan ruang konferensi . Ini memungkinkan anggota kami yang lain untuk menggunakan lowongan sebagai gantinya.
Bekerja di pantry tidak diperbolehkan . Kami atau anggota lain tidak bertanggung jawab atas perangkat Anda jika terjadi kerusakan di area dapur.
4. Bangun komunitas melalui acara
5. Dapatkan umpan balik anggota Anda dan buat sistem tiket
6. Sediakan pengaturan rapat yang kondusif secara hybrid
Di tempat kerja modern saat ini, seluruh tim mungkin tidak berada di kantor sekaligus. Banyak dari mereka mungkin menganggap rapat virtual lebih bermanfaat karena efisiensi platform.
Beberapa anggota Anda mungkin menghadiri pertemuan virtual tersebut di ruang kerja bersama Anda dan sebaiknya sediakan proyektor dan mikrofon atau speaker terpusat untuk mereka. Memiliki ruang pertemuan yang lebih kecil untuk satu atau dua orang untuk menerima panggilan juga akan ideal.
Jadi tunggu apalagi? Gunakan coworking untuk ruang kerja bersama guna memaksimalkan produktivitas. Hanya di Indo Office ada bisa mendapatkannya!